Compliance durch Technik

Wie Legal Tech die Einhaltung von Compliance unterstützen kann

© Bannosuke / thinkstock
April 18, 2016
Konstantin von Busekist
Partner KPMG Law
KPMG

Legal Tech bietet mehr als Effizienzsteigerung für Kanzleien. Schon bald werden technologische Lösungen juristische Standardaufgaben in Unternehmen vereinfachen und so der Rechtsabteilung Freiraum geben, sich auf komplexere Themen zu konzentrieren. Ein wesentlicher Anwendungsbereich für neue Technologien wird der Bereich Compliance sein. Hier können innovative Lösungen helfen, die Rechtssicherheit zu steigern und damit wachsende Haftungsrisiken zu begrenzen.

Beim Stichwort Compliance denkt man schnell an spektakuläre Fälle von Korruption, Preisabsprache, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. Die Überwachung und Einhaltung von Compliance ist heute aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken.

Die großen Fälle können dabei leicht den Blick darauf verstellen, dass die meisten Compliance-Sachverhalte in Unternehmen vergleichsweise trivialer Natur sind. Hier geht es in der Regel nicht um komplexe Sachverhalte, sondern um alltägliche rechtliche Bewertungen. Etwa dann, wenn ein Angestellter eine Einladung von einem Kunden erhält und sich fragt, ob er sie annehmen darf oder nicht. Die Prüfung dieser Einladung bedarf meist nur weniger Minuten, doch in einer gut ausgelasteten Compliance-Abteilung kann sich die Entscheidung durchaus hinziehen.

Unattraktive Prozesse bergen Haftungsrisiken

Um zu vermeiden, dass aus Frust und Resignation prüfungsrelevante Sachverhalte unterschlagen werden, sollten sich Unternehmen Gedanken machen, wie sich die Compliance-Abteilung entlasten ließe. Beispielsweise können Vertragsgeneratoren helfen, die Rechtssicherheit zu erhöhen. Abgesehen von der Zeitersparnis helfen sie dabei, Entscheidungen rein daten- und faktenbasiert zu treffen und nicht “aus dem Bauch heraus“.

Aus Sicht der Unternehmensführung geht es hier auch um persönliche Haftungsfragen. Die Führung ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter rechtmäßig verhalten. Diese Aufgabe kann delegiert werden, etwa an die Rechtsabteilung oder an die Compliance-Abteilung. Doch mit der Übertragung alleine ist es nicht getan. Die Führung muss auch überwachen, dass die Abteilung, an die delegiert wird, ihre Aufgabe wahrnehmen kann – hier geht es um die nötigen Mittel, etwa für die materielle und personelle Ausstattung. Außerdem muss die Führung überwachen, dass die beauftragte Abteilung ihren Auftrag auch tatsächlich wahrnimmt – hier geht es um Kontrollen der Arbeitsabläufe, um Versäumnisse auszuschließen. Zusätzlich muss das Verständnis für die Bedeutung der Compliance in der Belegschaft geschaffen werden, damit die überwachende Abteilung überhaupt Kenntnis von den Compliance-relevanten Sachverhalten erhält. In vielen Unternehmen setzt die Geschäftsführung deshalb auf interne Richtlinien, Rundbriefe und Schulungen, um die Belegschaft auf das nötige Verhalten einzuschwören.

Geführte Entscheidungsprozesse

Technologie kann unterstützend wirken. Softwarebasierte Lösungen können die Akzeptanz in der Belegschaft erhöhen, die Compliance-Abteilung entlasten, die Geschwindigkeit von Compliance-Prozessen steigern und für mehr Rechtssicherheit im Unternehmen sorgen.

Im Beispiel der Einladung könnte eine software-gestützte Anwendung den Entscheidungsprozess vorgeben, der bisher in der Compliance-Abteilung vorgenommen wird. Ähnlich einer Multiple-Choice-Umfrage können die relevanten Kriterien erhoben werden, etwa die Art der Beziehung zum einladenden Unternehmen, der Anlass der Einladung oder der voraussichtliche geldwerte Vorteil.

Ergebnisse werden hierbei nach Kategorien gestaffelt: In eindeutigen Fällen darf die Einladung entweder bedenkenlos angenommen werden – oder aber eine Teilnahme kommt nicht in Frage. In Zweifelsfällen wird eine eingehendere Prüfung durch Fachleute nötig. Solche vormodellierten Prozesse lassen sich mittels sogenannter Decision Model and Notation Lösungen für viele Standardprozesse der Compliance-/ Rechtsabteilung oder auch an anderer Stelle im Unternehmen aufsetzen. Beispielsweise für die Genehmigung von Veranstaltungen, Auslandsreisen oder Vertragsabschlüssen. Der einzelne Mitarbeiter findet mit ihrer Hilfe schnelle Antwort auf Compliance-Fragen, das Unternehmen erlangt Rechtssicherheit und minimiert Risiken. In vielen Unternehmen dürfte schon in wenigen Jahren eine softwarebasierte Vorabbewertung mit anschließender Einzelfall-Begutachtung durch die Compliance-/ Rechtsabteilung zum Standard-Prozess werden – sie ist schon heute Realität.

Konstantin von Busekist

ist seit der Gründung 2007 bei KPMG Law. Im Jahr 2009 hat er die Position als Leiter der Compliance Practice übernommen und koordiniert seit 2011 als Partner zudem auch die globale Compliance Practice des KPMG Law Compliance Netzwerkes. Die Compliance, Governance und Organisation Practice in Deutschland umfasst derzeit etwa 20 Anwälte sowie weitere Kollegen mit IT- und betriebswirtschaftlichem Hintergrund. Seit dem Geschäftsjahr 2017 ist Konstantin von Busekist darüber hinaus Leiter der Solution Line Legal Operations. Mit der Compliance Practice inbegriffen verantwortet er in seiner neuen Rolle über 100 Berufsträger.

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Legal Tech bietet mehr als Effizienzsteigerung für Kanzleien. Schon bald werden technologische Lösungen juristische Standardaufgaben in Unternehmen vereinfachen und so der Rechtsabteilung Freiraum geben, sich auf komplexere Themen zu konzentrieren. Ein wesentlicher Anwendungsbereich für neue Technologien wird der Bereich Compliance sein. Hier können innovative Lösungen helfen, die Rechtssicherheit zu steigern und damit wachsende Haftungsrisiken zu begrenzen.

Beim Stichwort Compliance denkt man schnell an spektakuläre Fälle von Korruption, Preisabsprache, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. Die Überwachung und Einhaltung von Compliance ist heute aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken.

Die großen Fälle können dabei leicht den Blick darauf verstellen, dass die meisten Compliance-Sachverhalte in Unternehmen vergleichsweise trivialer Natur sind. Hier geht es in der Regel nicht um komplexe Sachverhalte, sondern um alltägliche rechtliche Bewertungen. Etwa dann, wenn ein Angestellter eine Einladung von einem Kunden erhält und sich fragt, ob er sie annehmen darf oder nicht. Die Prüfung dieser Einladung bedarf meist nur weniger Minuten, doch in einer gut ausgelasteten Compliance-Abteilung kann sich die Entscheidung durchaus hinziehen.

Unattraktive Prozesse bergen Haftungsrisiken

Um zu vermeiden, dass aus Frust und Resignation prüfungsrelevante Sachverhalte unterschlagen werden, sollten sich Unternehmen Gedanken machen, wie sich die Compliance-Abteilung entlasten ließe. Beispielsweise können Vertragsgeneratoren helfen, die Rechtssicherheit zu erhöhen. Abgesehen von der Zeitersparnis helfen sie dabei, Entscheidungen rein daten- und faktenbasiert zu treffen und nicht “aus dem Bauch heraus“.

Aus Sicht der Unternehmensführung geht es hier auch um persönliche Haftungsfragen. Die Führung ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter rechtmäßig verhalten. Diese Aufgabe kann delegiert werden, etwa an die Rechtsabteilung oder an die Compliance-Abteilung. Doch mit der Übertragung alleine ist es nicht getan. Die Führung muss auch überwachen, dass die Abteilung, an die delegiert wird, ihre Aufgabe wahrnehmen kann – hier geht es um die nötigen Mittel, etwa für die materielle und personelle Ausstattung. Außerdem muss die Führung überwachen, dass die beauftragte Abteilung ihren Auftrag auch tatsächlich wahrnimmt – hier geht es um Kontrollen der Arbeitsabläufe, um Versäumnisse auszuschließen. Zusätzlich muss das Verständnis für die Bedeutung der Compliance in der Belegschaft geschaffen werden, damit die überwachende Abteilung überhaupt Kenntnis von den Compliance-relevanten Sachverhalten erhält. In vielen Unternehmen setzt die Geschäftsführung deshalb auf interne Richtlinien, Rundbriefe und Schulungen, um die Belegschaft auf das nötige Verhalten einzuschwören.

Geführte Entscheidungsprozesse

Technologie kann unterstützend wirken. Softwarebasierte Lösungen können die Akzeptanz in der Belegschaft erhöhen, die Compliance-Abteilung entlasten, die Geschwindigkeit von Compliance-Prozessen steigern und für mehr Rechtssicherheit im Unternehmen sorgen.

Im Beispiel der Einladung könnte eine software-gestützte Anwendung den Entscheidungsprozess vorgeben, der bisher in der Compliance-Abteilung vorgenommen wird. Ähnlich einer Multiple-Choice-Umfrage können die relevanten Kriterien erhoben werden, etwa die Art der Beziehung zum einladenden Unternehmen, der Anlass der Einladung oder der voraussichtliche geldwerte Vorteil.

Ergebnisse werden hierbei nach Kategorien gestaffelt: In eindeutigen Fällen darf die Einladung entweder bedenkenlos angenommen werden – oder aber eine Teilnahme kommt nicht in Frage. In Zweifelsfällen wird eine eingehendere Prüfung durch Fachleute nötig. Solche vormodellierten Prozesse lassen sich mittels sogenannter Decision Model and Notation Lösungen für viele Standardprozesse der Compliance-/ Rechtsabteilung oder auch an anderer Stelle im Unternehmen aufsetzen. Beispielsweise für die Genehmigung von Veranstaltungen, Auslandsreisen oder Vertragsabschlüssen. Der einzelne Mitarbeiter findet mit ihrer Hilfe schnelle Antwort auf Compliance-Fragen, das Unternehmen erlangt Rechtssicherheit und minimiert Risiken. In vielen Unternehmen dürfte schon in wenigen Jahren eine softwarebasierte Vorabbewertung mit anschließender Einzelfall-Begutachtung durch die Compliance-/ Rechtsabteilung zum Standard-Prozess werden – sie ist schon heute Realität.

Konstantin von Busekist

ist seit der Gründung 2007 bei KPMG Law. Im Jahr 2009 hat er die Position als Leiter der Compliance Practice übernommen und koordiniert seit 2011 als Partner zudem auch die globale Compliance Practice des KPMG Law Compliance Netzwerkes. Die Compliance, Governance und Organisation Practice in Deutschland umfasst derzeit etwa 20 Anwälte sowie weitere Kollegen mit IT- und betriebswirtschaftlichem Hintergrund. Seit dem Geschäftsjahr 2017 ist Konstantin von Busekist darüber hinaus Leiter der Solution Line Legal Operations. Mit der Compliance Practice inbegriffen verantwortet er in seiner neuen Rolle über 100 Berufsträger.

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