Digital Tax 4.0

Big Data und Analytics revolutionieren auch die Steuerabteilungen

© Prykhodov / thinkstock
April 18, 2016
Ute Benzel
Managing Partner
EY

»Big Data« begründet eines der Schlüsselthemen des heutigen digitalen Zeitalters. Der Begriff charakterisiert sich durch die Möglichkeit, eine riesige Varietät großer Datenmengen in Echtzeit zu generieren und anhand komplexer Verfahren (Advanced Analytics) auszuwerten. Die Digitalisierung erfasst auch die Steuerabteilungen und treibt den technischen und organisatorischen Wandel voran. Für den Head of Tax ist das eine gute Nachricht. Die Aufgaben der Zukunft lassen sich mithilfe ausgefeilter Algorithmen und Softwareunterstützung noch besser bewältigen. Ob eine revisionssichere Bereitstellung von Unterlagen und Berechnungen, der Aufbau einer Compliance-gerechten Organisation mit klar dokumentierten Steuerprozessen und eines Internen Kontrollsystems (IKS) oder das Monitoring von Verrechnungspreisen, ganz abgesehen von neuen BEPS-induzierten Aufgaben wie Country-by-Country Reporting – für die wachsenden Anforderungen an die Steuerfunktion kommt die Digitalisierung wie gerufen.

Die Steuerfunktion digitalisieren

Voraussetzung für die Digitalisierung ist die zentralisierte Speicherung oder Nivellierung diversifizierter Datenmengen; © EtoileArk / thinkstock

Zu den besonderen Vorteilen einer digitalisierten Steuerabteilung zählen in Echtzeit verfügbare Informationen mit validen Planungsszenarien, effizientere Workflows und eine automatische Aufbereitung nach den geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese gestiegene Bedeutung, steuerliche Daten intern zu generieren und zu überwachen, eröffnet zugleich die Möglichkeit und das Erfordernis einer neuen Ausrichtung der Steuerfunktion. Erstens muss das Operating Model in einer Steuerabteilung aufgrund softwaregestützter Prozesse angepasst beziehungsweise neu definiert werden, und zweitens ist eine Stellenbeschreibung des künftigen Tax Operating Officers (TOO) je nach Größe des Unternehmens sinnvoll. Der TOO verantwortet wie ein COO die Prozesse, Kontrollen und Abläufe in einer Konzernsteuerabteilung. Er trägt Verantwortung für die internationale Aufbau- und Ablauforganisation und damit die Verantwortung für die Sicherstellung zur Einhaltung der Steuer-Compliance. Vor den Steuerbehörden macht die Digitalisierung der Datenverarbeitung ebenfalls nicht halt. Dies zeigt sich anhand verbesserter Abläufe sowohl für die Finanzverwaltung als auch für die Unternehmen (zum Beispiel durch die elektronische Übermittlung von E-Bilanzen und Steuererklärungen und die vorausgefüllte Steuererklärung). Konkrete Überlegungen zur Selbstveranlagung und die vollautomatisierte Erstellung von Steuerbescheiden ergänzen die Digitalisierungsüberlegungen auf Seiten der Verwaltung.

Interdisziplinäre Teams bilden

Zur Bewältigung der Herausforderung für die Steuerabteilungen steht die Schaffung interdisziplinärer Teams im Vordergrund, deren fachliche Kompetenz sich insbesondere auf die Bereiche Mathematik, Informatik, Statistik und Steuerrecht erstreckt. So lassen sich innerhalb eines Konzerns maßgeschneiderte Softwarelösungen implementieren, welche die steuerlichen Leistungsindikatoren in Echtzeit ermitteln (zum Beispiel die effektive Konzernsteuerquote) und die Risiken steuerrechtlicher Anforderungen (zum Beispiel im Zuge von BEPS) überwachen. Letzteres ist etwa hinsichtlich der Einhaltung nationaler Zinsschrankenregelungen relevant, um innerhalb eines weltweiten Konzerngeflechts die Risiken für mögliche Zinsabzugsverbote im Blick zu behalten und drohende Kosten bereits im Laufe des Wirtschaftsjahres abwenden zu können. Zudem verbirgt sich hinter diesen innovativen Prozessen das Potenzial, die generierten Daten mit externen Daten zu vergleichen. So können unternehmerische Kennzahlen, im Zuge der Echtzeitbetrachtung, der aktuellen Wirtschafts- und Wettbewerbssituation gegenübergestellt werden.

Anforderungsprofil für die Digitalisierung

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Daten der einzelnen Abteilungen in unterschiedlicher Weise bereitgestellt werden (beispielsweise weil nicht die gleichen Programme verwendet werden). Ein entscheidender Faktor, welchen es für die notwendigen Digitalisierungsreformen hervorzuheben gilt, ist daher die zentralisierte Speicherung oder Nivellierung diversifizierter Datenmengen, zum Beispiel mithilfe von Advanced Analytics. Auch der unterschiedliche Detaillierungsgrad repräsentiert eine Herausforderung für die Datenaufbereitung und -aggregation. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter der Steuer- und IT-Abteilung gemeinsam ein gezieltes Anforderungsprofil für die Digitalisierung erstellen. Dazu ist es notwendig, dass die Steuerabteilung ihre Wünsche und Bedürfnisse für eine optimale Ausgestaltung der Steuerprozesse formuliert und andererseits die IT-Abteilung einen Überblick über ihre Möglichkeiten schafft.

Praxisrelevant kann eine Digitalisierung beispielsweise im Zusammenhang mit einem weltweiten »Real-time Alert System« für die unerwartete Bildung von Betriebsstätten sein. Anhand eines individualisierten Kriterienkatalogs für die Entstehung einer Betriebsstätte werden die Prozesse durch die verantwortlichen Steuerabteilungen überwacht. Bei einem möglichen Verstoß der festgelegten Risikowerte wird das übergeordnete Management hinzugezogen. Unter Berücksichtigung aller, auch außersteuerlicher Faktoren kann somit bereits eine bewusste Entscheidung für oder gegen die Betriebsstättenbildung getroffen werden, ohne erst nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung  darüber Kenntnis zu erlangen. Nach erfolgreicher Integration des »Real-time Alert Systems« können neue Komponenten hinzugefügt werden, wodurch die Digitalisierung schrittweise weiter vorangetrieben wird (zum Beispiel mittels Überwachung von Verrechnungspreisen oder CFC-Rules).

Katalysatorfunktion nutzen

Die Chancen der Digitalisierung sind vielfältig. Die Ergebnisse der neuen Methoden der Datenerhebung ermöglichen einen wesentlichen Fortschritt zur Einhaltung der Steuer-Compliance und führen zu mehr Effizienz. Bisher schöpft ein Bruchteil der Unternehmen das volle Potenzial der Datenanalysten aus – dies gilt insbesondere für die Steuerfunktion. Big Data hat eine Katalysatorfunktion für neue Geschäftsmodelle. Diese gilt es auch im Steuerrecht für das Unternehmen zu nutzen.

Ute Benzel

ist seit Oktober 2013 Managing Partner bei EY und für die Region GSA (Deutschland, Österreich, Schweiz) zuständig. Sie verfügt als Diplom-Kauffrau, Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin über langjährige Erfahrung in den Bereichen International Tax Advice, Tax Accounting, webbasierte Steuerreportings, Tax Risk Management, Tax Performance Advisory Services, Finance Transformation und hält regelmäßig Vorträge über Tax Accounting sowie Global Compliance & Reporting. Mailadresse: ute.benzel@de.ey.com

»Big Data« begründet eines der Schlüsselthemen des heutigen digitalen Zeitalters. Der Begriff charakterisiert sich durch die Möglichkeit, eine riesige Varietät großer Datenmengen in Echtzeit zu generieren und anhand komplexer Verfahren (Advanced Analytics) auszuwerten. Die Digitalisierung erfasst auch die Steuerabteilungen und treibt den technischen und organisatorischen Wandel voran. Für den Head of Tax ist das eine gute Nachricht. Die Aufgaben der Zukunft lassen sich mithilfe ausgefeilter Algorithmen und Softwareunterstützung noch besser bewältigen. Ob eine revisionssichere Bereitstellung von Unterlagen und Berechnungen, der Aufbau einer Compliance-gerechten Organisation mit klar dokumentierten Steuerprozessen und eines Internen Kontrollsystems (IKS) oder das Monitoring von Verrechnungspreisen, ganz abgesehen von neuen BEPS-induzierten Aufgaben wie Country-by-Country Reporting – für die wachsenden Anforderungen an die Steuerfunktion kommt die Digitalisierung wie gerufen.

Die Steuerfunktion digitalisieren

Voraussetzung für die Digitalisierung ist die zentralisierte Speicherung oder Nivellierung diversifizierter Datenmengen; © EtoileArk / thinkstock

Zu den besonderen Vorteilen einer digitalisierten Steuerabteilung zählen in Echtzeit verfügbare Informationen mit validen Planungsszenarien, effizientere Workflows und eine automatische Aufbereitung nach den geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese gestiegene Bedeutung, steuerliche Daten intern zu generieren und zu überwachen, eröffnet zugleich die Möglichkeit und das Erfordernis einer neuen Ausrichtung der Steuerfunktion. Erstens muss das Operating Model in einer Steuerabteilung aufgrund softwaregestützter Prozesse angepasst beziehungsweise neu definiert werden, und zweitens ist eine Stellenbeschreibung des künftigen Tax Operating Officers (TOO) je nach Größe des Unternehmens sinnvoll. Der TOO verantwortet wie ein COO die Prozesse, Kontrollen und Abläufe in einer Konzernsteuerabteilung. Er trägt Verantwortung für die internationale Aufbau- und Ablauforganisation und damit die Verantwortung für die Sicherstellung zur Einhaltung der Steuer-Compliance. Vor den Steuerbehörden macht die Digitalisierung der Datenverarbeitung ebenfalls nicht halt. Dies zeigt sich anhand verbesserter Abläufe sowohl für die Finanzverwaltung als auch für die Unternehmen (zum Beispiel durch die elektronische Übermittlung von E-Bilanzen und Steuererklärungen und die vorausgefüllte Steuererklärung). Konkrete Überlegungen zur Selbstveranlagung und die vollautomatisierte Erstellung von Steuerbescheiden ergänzen die Digitalisierungsüberlegungen auf Seiten der Verwaltung.

Interdisziplinäre Teams bilden

Zur Bewältigung der Herausforderung für die Steuerabteilungen steht die Schaffung interdisziplinärer Teams im Vordergrund, deren fachliche Kompetenz sich insbesondere auf die Bereiche Mathematik, Informatik, Statistik und Steuerrecht erstreckt. So lassen sich innerhalb eines Konzerns maßgeschneiderte Softwarelösungen implementieren, welche die steuerlichen Leistungsindikatoren in Echtzeit ermitteln (zum Beispiel die effektive Konzernsteuerquote) und die Risiken steuerrechtlicher Anforderungen (zum Beispiel im Zuge von BEPS) überwachen. Letzteres ist etwa hinsichtlich der Einhaltung nationaler Zinsschrankenregelungen relevant, um innerhalb eines weltweiten Konzerngeflechts die Risiken für mögliche Zinsabzugsverbote im Blick zu behalten und drohende Kosten bereits im Laufe des Wirtschaftsjahres abwenden zu können. Zudem verbirgt sich hinter diesen innovativen Prozessen das Potenzial, die generierten Daten mit externen Daten zu vergleichen. So können unternehmerische Kennzahlen, im Zuge der Echtzeitbetrachtung, der aktuellen Wirtschafts- und Wettbewerbssituation gegenübergestellt werden.

Anforderungsprofil für die Digitalisierung

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Daten der einzelnen Abteilungen in unterschiedlicher Weise bereitgestellt werden (beispielsweise weil nicht die gleichen Programme verwendet werden). Ein entscheidender Faktor, welchen es für die notwendigen Digitalisierungsreformen hervorzuheben gilt, ist daher die zentralisierte Speicherung oder Nivellierung diversifizierter Datenmengen, zum Beispiel mithilfe von Advanced Analytics. Auch der unterschiedliche Detaillierungsgrad repräsentiert eine Herausforderung für die Datenaufbereitung und -aggregation. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter der Steuer- und IT-Abteilung gemeinsam ein gezieltes Anforderungsprofil für die Digitalisierung erstellen. Dazu ist es notwendig, dass die Steuerabteilung ihre Wünsche und Bedürfnisse für eine optimale Ausgestaltung der Steuerprozesse formuliert und andererseits die IT-Abteilung einen Überblick über ihre Möglichkeiten schafft.

Praxisrelevant kann eine Digitalisierung beispielsweise im Zusammenhang mit einem weltweiten »Real-time Alert System« für die unerwartete Bildung von Betriebsstätten sein. Anhand eines individualisierten Kriterienkatalogs für die Entstehung einer Betriebsstätte werden die Prozesse durch die verantwortlichen Steuerabteilungen überwacht. Bei einem möglichen Verstoß der festgelegten Risikowerte wird das übergeordnete Management hinzugezogen. Unter Berücksichtigung aller, auch außersteuerlicher Faktoren kann somit bereits eine bewusste Entscheidung für oder gegen die Betriebsstättenbildung getroffen werden, ohne erst nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung  darüber Kenntnis zu erlangen. Nach erfolgreicher Integration des »Real-time Alert Systems« können neue Komponenten hinzugefügt werden, wodurch die Digitalisierung schrittweise weiter vorangetrieben wird (zum Beispiel mittels Überwachung von Verrechnungspreisen oder CFC-Rules).

Katalysatorfunktion nutzen

Die Chancen der Digitalisierung sind vielfältig. Die Ergebnisse der neuen Methoden der Datenerhebung ermöglichen einen wesentlichen Fortschritt zur Einhaltung der Steuer-Compliance und führen zu mehr Effizienz. Bisher schöpft ein Bruchteil der Unternehmen das volle Potenzial der Datenanalysten aus – dies gilt insbesondere für die Steuerfunktion. Big Data hat eine Katalysatorfunktion für neue Geschäftsmodelle. Diese gilt es auch im Steuerrecht für das Unternehmen zu nutzen.

Ute Benzel

ist seit Oktober 2013 Managing Partner bei EY und für die Region GSA (Deutschland, Österreich, Schweiz) zuständig. Sie verfügt als Diplom-Kauffrau, Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin über langjährige Erfahrung in den Bereichen International Tax Advice, Tax Accounting, webbasierte Steuerreportings, Tax Risk Management, Tax Performance Advisory Services, Finance Transformation und hält regelmäßig Vorträge über Tax Accounting sowie Global Compliance & Reporting. Mailadresse: ute.benzel@de.ey.com

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